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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Personalverwaltungs-Software „Takt" gemäß Art. 13/14 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Muster GmbH
Musterstraße 1, 10115 Berlin, Deutschland
E-Mail: kontakt@example.com · Telefon: +49 30 0000000

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung der Personalverwaltung, Zeit- und Urlaubserfassung sowie Lohnvorbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).
  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insb. lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlicher Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
  • Verarbeitung von Beschäftigtendaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG).
  • Gewährleistung von IT-Sicherheit und revisionssicherer Protokollierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse).

4. Kategorien personenbezogener Daten

  • Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Personalnummer, Geburtsdatum).
  • Arbeitszeit- und Urlaubsdaten.
  • Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungsdaten (z. B. Steuerklasse, IBAN, Sozialversicherungsnummer).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein:

  • Hosting-Anbieter — Serverbetrieb / Datenbank (EU)
  • E-Mail-Versanddienst — Transaktions-E-Mails (Einladung/Passwort-Reset) (EU)

Hosting erfolgt bei: Muster-Hoster (EU).

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht bzw. anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Lohn- und steuerrelevante Unterlagen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6 bis 10 Jahre, §§ 257 HGB, 147 AO) aufbewahrt.

7. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Auskunfts- und Löschersuchen werden im System unterstützt (Datenexport sowie Anonymisierung von Personaldatensätzen).

8. Beschwerderecht

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, zuständig u. a.: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz der Daten setzen wir insbesondere ein:

  • Verschlüsselung sensibler Personalstammdaten in der Datenbank (AES-256-GCM).
  • Revisionssicheres Audit-Log über Zugriffe und Änderungen an personenbezogenen Daten.
  • Manipulationssichere, nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung mit Änderungsjournal.
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle und mandantengetrennte Datenhaltung.

10. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung/Sitzungsverwaltung gesetzt. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; es findet kein Tracking statt.

Stand: 2026-06-06